Mehrere Ansprechpartner für einen Lieferanten hinzufügen

Sobald Sie einen Lieferanten in kolum angelegt haben, können Sie mehrere Ansprechpartner im Profil dieses Lieferanten hinzufügen. Dies hilft Ihnen, alle relevanten Personen auf Lieferantenseite zu erfassen, damit sie Einladungen erhalten und Emissionsdaten direkt in kolum bereitstellen können.

Wichtige Punkte, die Sie vor dem Start wissen sollten:

• Sie können für jeden Lieferanten so viele Ansprechpartner hinzufügen, wie benötigt.

• Nur der standardmäßige Kontaktperson erhält die Lieferanteneinladung, wenn Sie Lieferanten von der Hauptlieferantenseite aus einzeln oder per Massenaktion einladen.

• Wenn Sie andere hinzugefügte Ansprechpartner einladen möchten, müssen Sie die Einladung manuell aus dem Profil des Lieferanten versenden.

• Aus Sicherheitsgründen stellen Sie sicher, dass die E‑Mail‑Adressen der Ansprechpartner dieselbe Domain wie das Unternehmen des Lieferanten verwenden.

• Jeder eingeladene Ansprechpartner erhält eine E‑Mail, die ihm ermöglicht, ein eigenes Konto in kolum zu erstellen.

• Wenn sich ein Ansprechpartner des Lieferanten anmeldet, sieht er die vorausgefüllten Lieferanteninformationen, die Sie bei der Erstellung des Lieferanten eingegeben haben, und kann diese prüfen und auf seiner Seite bearbeiten.

• Der Lieferant sieht Ihr Unternehmen in seinem Bereich „Buyer“ und kann Emissionsdaten für die Artikel einreichen, die Sie ihm zugewiesen haben.

• Sie können die Standard‑Kontaktperson jederzeit im Lieferantenprofil ändern.

• Wenn Sie eine Kontaktperson erneut einladen müssen, wird empfohlen, mindestens 24 Stunden zu warten, bevor Sie dieselbe Person erneut einladen.

So fügen Sie mehrere Ansprechpartner hinzu

1. Gehen Sie zum Bereich Lieferanten Klicken Sie in der linken Seitenleiste unter dem Abschnitt „Supply Chain“ auf „Suppliers“. Dadurch wird die Liste aller Ihrer Lieferanten geöffnet.

2. Wählen Sie den Lieferanten, dem Sie Kontakte hinzufügen möchten Klicken Sie in der Liste auf den Namen des Lieferanten, um das detaillierte Lieferantenprofil zu öffnen.

3. Finden Sie den Bereich Ansprechpartner Auf der rechten Seite der Profilseite des Lieferanten sehen Sie den Bereich „Contact Persons“. Hier sehen Sie alle bereits zum Lieferanten hinzugefügten Kontakte.

4. Einen neuen Ansprechpartner hinzufügen Klicken Sie im Bereich Ansprechpartner auf die Schaltfläche „Add New“. Dadurch wird die Seite zur Erstellung eines Ansprechpartners geöffnet.

5. Kontaktdaten eingeben Füllen Sie die folgenden Felder aus:

• Vorname (erforderlich)

• Nachname (erforderlich)

• E‑Mail (erforderlich, mit der Domain des Lieferanten)

• Telefon (erforderlich)

Sobald Sie diese Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf „Create Contact Person“, um die Person dem Lieferanten hinzuzufügen.

6. Einladungsverwaltung

• Die Standardkontaktperson erhält automatisch die Lieferanteneinladung, wenn Sie den Lieferanten von der Lieferantenliste aus einzeln oder per Massenaktion einladen.

• Um andere Ansprechpartner einzuladen, gehen Sie zurück zum Lieferantenprofil, suchen Sie im Bereich Ansprechpartner den Kontakt, den Sie einladen möchten, und verwenden Sie dort die Einladungsoption, um die Einladung manuell zu versenden.

• Wenn Sie die Standardkontaktperson ändern möchten, klicken Sie neben dem Kontakt, den Sie als Standard festlegen möchten, auf die Option „Set Default“.

Warum das wichtig ist

Das Hinzufügen mehrerer Ansprechpartner stellt sicher:

• Sie können die richtigen Stakeholder auf Lieferantenseite für die Emissionsberichterstattung und das Teilen von Daten einbeziehen.

• Die Lieferanten‑Onboarding ist reibungsloser und Emissionsdaten können von der richtigen Kontaktperson bereitgestellt werden, auch wenn sich Zuständigkeiten intern ändern.

• Lieferanten können unmittelbar nach dem Onboarding Emissionsdaten für zugewiesene Artikel einreichen, sodass Ihre Datenerfassungszeiträume in kolum eingehalten werden.